Estensione del sistema di protocollazione e fascicolazione informatica

Le ragioni

Come previsto dalla normativa in vigore sulla gestione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni (in particolare il D.P.R 445/2000 -Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa- e il Codice dell’Amministrazione digitale, approvato con D. Lgs 82/2005, successivamente modificato dal D. Lgs 159/2006), questa Università ha adottato, da alcuni anni, il processo di informatizzazione dei documenti e dei relativi flussi documentali.
Definito l’uso del sistema di gestione informatica dei documenti nell’Amministrazione centrale avviare l’estensione del sistema nelle strutture di didattica e di ricerca.

Organizzazione

Il percorso formativo sarà realizzato in due fasi:

la prima fase servirà a formare i referenti archivistici dell’amministrazione centrale, facendo acquisire loro le necessarie competenze per una corretta gestione documentale delle strutture di didattica e di ricerca e per formare, successivamente, i referenti del sistema;
la seconda fase servirà a formare, preliminarmente, per le strutture di didattica e di ricerca i referenti del sistema Titulus ed i referenti archivistici, facendo acquisire loro le necessarie competenze per una corretta gestione del servizio e per formare tutte le unità abilitate all’accesso per la protocollazione informatica.

I fase

Obiettivi

Conoscenza teorica e pratica della gestione documentale delle strutture di didattica e di ricerca.
Adozione del titolario di classificazione delle strutture, conoscenza teorica e pratica dei repertori delle strutture, fascicolazione e conservazione, fascicolazione dei procedimenti amministrativi.

Parte teorica

La classificazione: funzione strategica per la gestione e la conservazione dei documenti
Calzini del Principe Carlo: Il titolario di classificazione delle strutture di didattica e di ricerca
Il protocollo in arrivo/partenza/particolare/riservato
I documenti da non protocollare
ll progetto Aurora: raccomandazioni per la descrizione delle anagrafiche e la redazione degli oggetti
Le 5 tipologie di fascicoli
Il fascicolo archivistico cartaceo e informatico
I repertori delle strutture di didattica e di ricerca: gestione e conservazione legale
Il repertorio dei fascicoli delle strutture di didattica e di ricerca
Dall’Archivio corrente all’Archivio di deposito
La Posta elettronica certificata e il protocollo informatico: cenni sull’attuale normativa

Parte pratica

La classificazione dei documenti
registratura:

redazione oggetto
protocollo in entrata
protocollo in partenza
risposta in fascicolo
documenti non protocollati
uso delle parole chiave
l’utilità di thesaurus

la repertoriazione:

decreti – verbali degli organi collegiali – contratti-convenzioni

fascicolazione
standardizzazione del trasferimento dei fascicoli chiusi all’Archivio di deposito dell’Università degli Studi di Bari: istruzioni
come trattare i documenti pervenuti da una Posta elettronica certificata: casistica

Destinatari

Referenti archivistici dell’amministrazione centrale

Durata

Il corso si articola in 2 giornate per un totale di 12 ore.

Le metodologie didattiche

Alternanza di lezioni teorico/pratiche in aula opportunamente attrezzata.

Docenza

dott.ssa Donatella Mazzetto – Responsabile del Servizio archivistico generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova

II fase

Obiettivi

Conoscere l’uso dell’applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico ed acquisire le necessarie competenze per garantire la regolare gestione del servizio della struttura e migliorare l’intero processo di informatizzazione dei documenti.

Parte teorica

la rete dei referenti archivistici delle strutture amministrative, didattiche e di ricerca dell’Università di Bari
funzioni e compiti dei referenti Titulus e dei referenti archivistici
archivi cartacei e digitali
gli archivi correnti e di deposito: organizzazione, gestione, conservazione, selezione e scarto dei documenti
aspetti sistemistici e evoluzione del software verso un sistema di gestione documentale

Parte pratica

flusso documentale
il titolario di classificazione delle strutture di didattica e di ricerca
la classificazione: una funzione strategica dell’archivio
registratura:

regole di anagrafica e ricerca
redazione oggetto
protocollo in entrata
protocollo in partenza
protocollo tra uffici
documenti non protocollati

discussione di casi
esercitazioni

Destinatari

Referenti della gestione del sistema e i referenti archivistici delle strutture di didattica e di ricerca, già segnalati dai responsabili di struttura.

Durata

Il corso si articola per la parte teorica in una giornata di 5 ore in plenaria mentre per quella pratica di quattro edizioni, ognuna di 1 giorno, per un totale di n. 20 ore

Le metodologie didattiche

Alternanza di lezioni teorico/pratiche in aula opportunamente attrezzata.
Sarà attivato, con le risorse in possesso della piattaforma e-learning (epta) del personale tecnico amministrativo, uno spazio opportunamente dedicato, secondo le esigenze didattiche dei docenti.

Docenza

Individuati dal Delegato del Rettore per il Servizio Archivistico di Ateneo

Dott.ssa Costantina Caruso - Dirigente Centro Servizi Informatici
Prof.ssa Domenica Porcaro - Docente a contratto di Archivistica e componente Commissione Archivi
Referenti archivistici (Amministrazione Centrale e strutture in sperimentazione)

Tutor

I partecipanti ed i docenti, in entrambe le fasi, saranno assistiti da un tutor d’aula individuato dall’Area formazione.

Al termine del corso verrà rilasciato un attestato di partecipazione.

I fase

Estensione del sistema di fascicolazione informatica


luogo	Sala conferenze 1 - Centro polifunzionale studenti (ex palazzo poste)
data	14 - 15 maggio
ore	8.30 - 16.30 - 8.30 - 13.30
docente	Mazzetto
tutor	Gentile
indirizzo piattaforma	http://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95

programma

destinatari

valutazione

II fase