Estensione del sistema di protocollazione e fascicolazione informatica

 

Le ragioni

Come previsto dalla normativa in vigore sulla gestione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni (in particolare il D.P.R 445/2000 -Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa- e il Codice dell’Amministrazione digitale, approvato con D. Lgs 82/2005, successivamente modificato dal D. Lgs 159/2006), questa Università ha adottato, da alcuni anni, il processo di informatizzazione dei documenti e dei relativi flussi documentali.
Definito l’uso del sistema di gestione informatica dei documenti nell’Amministrazione centrale avviare l’estensione del sistema nelle strutture di didattica e di ricerca.


Organizzazione

Il percorso formativo sarà realizzato in due fasi:

  • la prima fase servirà a formare i referenti archivistici dell’amministrazione centrale, facendo acquisire loro le necessarie competenze per una corretta gestione documentale delle strutture di didattica e di ricerca e per formare, successivamente, i referenti del sistema;
  • la seconda fase servirà a formare, preliminarmente, per le strutture di didattica e di ricerca i referenti del sistema Titulus ed i referenti archivistici, facendo acquisire loro le necessarie competenze per una corretta gestione del servizio e per formare tutte le unità abilitate all’accesso per la protocollazione informatica.

 

I fase

 

Obiettivi

Conoscenza teorica e pratica della gestione documentale delle strutture di didattica e di ricerca.
Adozione del titolario di classificazione delle strutture, conoscenza teorica e pratica dei repertori delle strutture, fascicolazione e conservazione, fascicolazione dei procedimenti amministrativi.


Parte teorica

  • La classificazione: funzione strategica per la gestione e la conservazione dei documenti
  • Calzini del Principe Carlo: Il titolario di classificazione delle strutture di didattica e di ricerca
  • Il protocollo in arrivo/partenza/particolare/riservato
  • I documenti da non protocollare
  • ll progetto Aurora: raccomandazioni per la descrizione delle anagrafiche e la redazione degli oggetti
  • Le 5 tipologie di fascicoli
  • Il fascicolo archivistico cartaceo e informatico
  • I repertori delle strutture di didattica e di ricerca: gestione e conservazione legale
  • Il repertorio dei fascicoli delle strutture di didattica e di ricerca
  • Dall’Archivio corrente all’Archivio di deposito
  • La Posta elettronica certificata e il protocollo informatico: cenni sull’attuale normativa


Parte pratica

  • La classificazione dei documenti
  • registratura:
redazione oggetto
protocollo in entrata
protocollo in partenza
risposta in fascicolo
documenti non protocollati
uso delle parole chiave
l’utilità di thesaurus
  • la repertoriazione:

decreti – verbali degli organi collegiali – contratti-convenzioni

  • fascicolazione
  • standardizzazione del trasferimento dei fascicoli chiusi all’Archivio di deposito dell’Università degli Studi di Bari: istruzioni
  • come trattare i documenti pervenuti da una Posta elettronica certificata: casistica


Destinatari

Referenti archivistici dell’amministrazione centrale


Durata

Il corso si articola in 2 giornate per un totale di 12 ore.


Le metodologie didattiche

Alternanza di lezioni teorico/pratiche in aula opportunamente attrezzata.


Docenza

dott.ssa Donatella Mazzetto – Responsabile del Servizio archivistico generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova

 

II fase

 

Obiettivi

Conoscere l’uso dell’applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico ed acquisire le necessarie competenze per garantire la regolare gestione del servizio della struttura e migliorare l’intero processo di informatizzazione dei documenti.


Parte teorica

  • la rete dei referenti archivistici delle strutture amministrative, didattiche e di ricerca dell’Università di Bari
  • funzioni e compiti dei referenti Titulus e dei referenti archivistici
  • archivi cartacei e digitali
  • gli archivi correnti e di deposito: organizzazione, gestione, conservazione, selezione e scarto dei documenti
  • aspetti sistemistici e evoluzione del software verso un sistema di gestione documentale

Parte pratica

  • flusso documentale
  • il titolario di classificazione delle strutture di didattica e di ricerca
  • la classificazione: una funzione strategica dell’archivio
  • registratura:
regole di anagrafica e ricerca
redazione oggetto
protocollo in entrata
protocollo in partenza
protocollo tra uffici
documenti non protocollati
  • discussione di casi
  • esercitazioni


Destinatari

Referenti della gestione del sistema e i referenti archivistici delle strutture di didattica e di ricerca, già segnalati dai responsabili di struttura.


Durata

Il corso si articola per la parte teorica in una giornata di 5 ore in plenaria mentre per quella pratica di quattro edizioni, ognuna di 1 giorno, per un totale di n. 20 ore


Le metodologie didattiche

Alternanza di lezioni teorico/pratiche in aula opportunamente attrezzata.
Sarà attivato, con le risorse in possesso della piattaforma e-learning (epta) del personale tecnico amministrativo, uno spazio opportunamente dedicato, secondo le esigenze didattiche dei docenti.


Docenza

Individuati dal Delegato del Rettore per il Servizio Archivistico di Ateneo

  • Dott.ssa Costantina Caruso - Dirigente Centro Servizi Informatici
  • Prof.ssa Domenica Porcaro - Docente a contratto di Archivistica e componente Commissione Archivi
  • Referenti archivistici (Amministrazione Centrale e strutture in sperimentazione)

 
Tutor

I partecipanti ed i docenti, in entrambe le fasi, saranno assistiti da un tutor d’aula individuato dall’Area formazione.

 


Al termine del corso verrà rilasciato un attestato di partecipazione.
 
 
 I fase
Estensione del sistema di fascicolazione informatica

 
luogoSala conferenze 1 - Centro polifunzionale studenti (ex palazzo poste)
data14 - 15 maggio
ore8.30 - 16.30 - 8.30 - 13.30
docenteMazzetto
tutorGentile
indirizzo piattaformahttp://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95
 

programma

destinatari

valutazione

 
 
II fase
Uso dell'applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico
parte teorica
 
luogoSala Consiglio del Dipartimento di Informatica (Campus)
data16 maggio
ore8.30 - 13.30
docentiCaruso, Porcaro
tutorScalise
indirizzo piattaforma ttp://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95
 

programma

destinatari

 

Uso dell'applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico
parte pratica
 
luogoAula 2A del Dipartimento di Informatica (Campus)
data21 maggio
ore8.30 - 13.30
docentiSantacroce, Ventrella
tutorMoretti
indirizzo piattaformahttp://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95
 

programma

destinatari

 
Uso dell'applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico
parte pratica
 
luogoAula 2A del Dipartimento di Informatica (Campus)
data22 maggio
ore8.30 - 13.30
docentiOrfino, Zonno
tutorDe Leo
indirizzo piattaformahttp://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95
 

programma

destinatari

 
Uso dell'applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico
parte pratica
 
luogoAula 2A del Dipartimento di Informatica (Campus)
data23 maggio
ore8.30 - 13.30
docentiScalise, Schiariti
tutorProcaccio
indirizzo piattaformahttp://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95
 

programma

destinatari

 
Uso dell'applicativo Titulus per la gestione del protocollo informatico
parte pratica
 
luogoAula 2A del Dipartimento di Informatica (Campus)
data24 maggio
ore8.30 - 13.30
docentiFalcone, Lacasella
tutorSusca
indirizzo piattaformahttp://epta.ateneo.uniba.it/course/view.php?id=95
 

programma

destinatari

 

valutazione II fase

 

Azioni sul documento

published on 14/05/2012 ultima modifica 09/05/2022