SISMA

ACCESSO A SISMA

Il Sistema integrato di Performance Management di Ateneo è un sistema direzionale che permette il monitoraggio dei risultati UNIBA a medio e lungo termine, attraverso l’elaborazione dei dati e la diffusione di accurate, tempestive e valide informazioni di performance utili alle diverse strutture organizzative per una più efficiente ed integrata visibilità delle azioni intraprese e/o come strumento decisionale per eventuali nuove vision strategiche ed operative.

 Il disegno ambizioso si compone di una serie di strumenti che, sebbene autoconsistenti, si integrano tra loro e che nascono dalle esigenze rilevate internamente.

SISMA, mediante la raccolta ed elaborazione di dati provenienti da fonti e attori differenti, consente la consultazione dell’andamento dei risultati in tempo reale (near real time) e la gestione dinamica di dati e informazioni eterogenei.

In particolare, il sistema attualmente consente di:

Le fonti informative che alimentano il sistema sono al momento:

• Data Base di applicativi in uso (Esse3, UGOV, CSA)
• Data Base MIUR (OSD, SUA CDS, ANVUR, …)
• Banche dati interne

I piani di sviluppo prevedono l’integrazione fra le diverse e più rappresentative banche dati di Ateneo.

In considerazione delle finalità istituzionali delle università e dei principali processi gestiti, sono in corso di sviluppo una serie di moduli del sistema informativo, coerenti con gli ambiti strategici di performance così come definiti nel Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance UNIBA:

• Per la Didattica, il modulo di SISMA-Didattica prevede una serie iniziale di funzioni che consentono il monitoraggio in tempo reale: dell’andamento di immatricolazioni, iscrizioni, conseguimento titoli di studio, superamento o meno di esami con l’individuazione immediata di eventuali situazioni critiche, ecc.; di alcuni indicatori ministeriali di cruciale importanza per l’ateneo a causa di importanti ricadute sui finanziamenti: tali informazioni sono visualizzabili in vari formati, fra cui formati ad impatto grafico con l’utilizzo di semafori; di variabili importanti relative ai movimenti degli studenti in ingresso, in uscita, degli abbandoni, trasferimenti o passaggi di corso, anche questi con l’ausilio di visualizzazioni grafiche e semafori.
• Per la Ricerca è stata implementata l'applicazione tematica PRISMA – Progetti di Ricerca Information System Management di Ateneo che prevede l'acquisizione dei dati dalle strutture periferiche all'interno del Data Base centralizzato SISMA. L’acquisizione delle informazioni relative a ciascun progetto Uniba consente la visione dettagliata degli aspetti di natura economico-finanziaria e il monitoraggio di importanti variabili progettuali (natura e classificazione dei temi del Progetto, partners, composizione dei gruppi di lavoro, stato di avanzamento, etc.), correlate ad altre variabili e dati di Sistema Integrato di Performance Management, con numerose statistiche e rappresentazioni grafiche.
• Per la Terza Missione sono state sviluppate delle funzioni per l’acquisizione e la gestione dei dati sulle iniziative dell’Ateneo: Eventi di Ricerca, Terza Missione, Didattica, Public Engagement, e in generale le iniziative che l’ateneo realizza, con la caratterizzazione delle tipologie di eventi e l’attinenza a tematiche specifiche quali la sostenibilità e le informazioni relative al genere. L’acquisizione e la successiva condivisione di tali dati ha fornito la possibilità di poter elaborare per la prima volta analisi mirate e indicatori utili al management di Ateneo.
• Per l’Amministrazione è stato sviluppato e integrato il modulo SIMPAT per il Monitoraggio Piani Anticorruzione e Trasparenza. Il modulo consente la tracciabilità del processo di monitoraggio e la verifica immediata dello stato di avanzamento delle misure (definite dal PTPCT) per l’anticorruzione e la trasparenza all’interno dell’Ateno. L’attività di monitoraggio rientra fra le azioni necessarie per disegnare un’efficace strategia di prevenzione della corruzione ed è un’attività continuativa di verifica dell’attuazione e dell’idoneità delle singole misure. Il modulo SIMPAT rende possibili analisi incrociate fra i dati acquisiti dalle Strutture e tutti i restanti del database Sistema Integrato di Performance Management, consentendo di intraprendere iniziative adeguate nel caso di scostamenti dei risultati rispetto ai valori attesi.
• Per la gestione della programmazione e del controllo, sia a livello strategico che operativo e per la gestione dei processi di valutazione delle prestazioni, PICO - Pianificazione e Controllo, supporta il management di Ateneo. I moduli dell’applicazione prevedono la gestione del ciclo integrato di gestione della performance, dell’Ateneo, strutturato nelle seguenti fasi:

1. PROGRAMMAZIONE OBIETTIVI, finalizzata alla definizione degli obiettivi sia di livello strategico che operativo e degli strumenti di misurazione (indicatori e target) utili per la realizzazione delle fasi 2 e 3 nonché per l’assegnazione degli stessi al personale/strutture (per gli obiettivi operativi);
2. MONITORAGGIO (INTERMEDIO E FINALE) OBIETTIVI, per la verifica in itinere ed ex post del grado di conseguimento degli obiettivi (strategici e operativi), attraverso la misurazione degli indicatori e il confronto con i target indicati nella fase n. 1. La periodicità del monitoraggio è semestrale (30/06 – 31/12);
3. VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVI, consistente a livello strategico nel calcolo del livello di conseguimento degli obiettivi, sulla base dei criteri stabiliti nel Sistema di Misurazione e Valutazione di Ateneo e a livello operativo nell’espressione di giudizio di valutazione da parte del valutatore sul grado di conseguimento degli obiettivi;
4. VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI, consiste nell’espressione di giudizio di valutazione da parte del valutatore sulla frequenza dei comportamenti esibiti in corso d’anno dal personale afferente alla struttura.

L’accesso a SISMA è attualmente riservato al Rettore, al Direttore Generale, ai Direttori dei Dipartimenti. Ulteriori utenze devono essere preventivamente autorizzate. Ciascun utente accede a SISMA con dei livelli di autorizzazione che dipendono dal ruolo e dell'afferenza organizzativa: il Rettore e il Direttore Generale hanno visibilità su tutti i dati; i Direttori dei Dipartimenti visualizzano i dati del Dipartimento di afferenza. In caso di smarrimento delle credenziali scrivere a info.sisma@uniba.it.

Feedback dagli utenti

Considerata la fase sperimentale di alcuni moduli di SISMA, è possibile che gli utenti trovino errori, incoerenze, cose da migliorare o abbiano suggerimenti: sono graditi i feedback costruttivi e fatti con lo scopo di migliorare il prodotto.  Qualunque suggerimento o comunicazione relativa a SISMA può essere inviata a info.sisma@uniba.it.

E’ possibile richiedere l’inserimento in SISMA del monitoraggio di alcune variabili o indicatori di rilievo per l’intero Ateneo. La richiesta va inviata all’indirizzo info.sisma@uniba.it. Se il gruppo di lavoro SISMA la valuterà in maniera positiva verrà inserita nel Backlog (il repository dei lavori a piano) e le verrà assegnata una priorità, stimato il peso e la data presunta di rilascio.