Whistleblowing
1. Nozioni generali e riferimenti normativi
Il D.lgs. n. 24/2023 (c.d. “decreto whistleblowing”), pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15.03.2023 e produttivo di effetti dal 15.07.2023, ha recepito la direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio inerente “la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea” ed ha profondamente modificato l’istituto del whistleblowing, costituendo un Testo Unico dalla cui data di entrata in vigore hanno cessato di avere efficacia le previgenti disposizioni normative di cui all’articolo 54 bis del D.lgs. n. 165/2001; all’articolo 6, commi 2 ter e 2 quater, del D.lgs. n. 231/2001 ed all’articolo 3 della legge n. 179/2017.
Con delibera n. 311 del 12.07.2023, l’ANAC ha adottato le “linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sostitutive “delle LLGG adottate dall’Autorità con Delibera n. 469/2021”.
Entrato in vigore il D.lgs. n. 24/2023, l’Università di Bari, dapprima, con D.R. n. 2605 del 12.07.2023, ha adeguato la propria procedura interna per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing, previa consultazione delle OO.SS maggiormente rappresentative, modificando parzialmente le linee guida di Ateneo adottate con D.R. n. 4565/2023.
In seguito, consultate nuovamente le OO.SS. maggiormente rappresentative, con D.R. n. 541 del 14.02.2024, l’Università di Bari ha adottato il “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”.
Documentazione di riferimento:
- Direttiva U.E. n. 2019/1937;
- D.lgs. n. 24/2023;
- ANAC, delibera n. 311/2023;
- Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing (adottato con D.R. n. 541 del 14.02.2024)
2. I soggetti che possono effettuare la segnalazione
Possono effettuare la segnalazione, in forma scritta od orale:
- i dipendenti dell’Amministrazione, a tempo indeterminato e determinato, nonché tutti coloro che hanno un rapporto collaborativo strutturato con l’Università degli Studi di Bari Aldo Moro;
- i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività lavorativa presso l’Università di Bari;
- i dottorandi e gli assegnisti di ricerca che prestano la propria attività lavorativa presso l’Università di Bari, in quanto assimilabili ai tirocinanti;
- i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università di Bari, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere;
- i lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Università di Bari (titolari di rapporti di lavoro autonomo; titolari di rapporti di collaborazione quali: rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale o altri che si sostanziano in una prestazione di opera continuativa e coordinata; rapporti di lavoro parasubordinato);
- i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria opera presso l’Università di Bari;
- i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’articolo 2359 del c.c., delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio che operano nel contesto lavorativo dell’Università di Bari;
- gli azionisti, da intendersi come persone fisiche che detengano azioni in un soggetto del settore pubblico con veste societaria (ad esempio, società in controllo pubblico, società in house, società cooperative, ecc.) operante nel contesto lavorativo dell’Università di Bari, che siano venuti a conoscenza di informazioni su possibili violazioni in ragione dei diritti di cui sono titolari e del loro ruolo;
- le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso l’Università di Bari (ad esempio, componenti del Consiglio di Amministrazione, del Nucleo di Valutazione, rappresentanti della componente studentesca negli organi universitari, ecc.), anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
3. L’oggetto della segnalazione
Possono essere oggetto di segnalazione:
- gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- le condotte che violino le norme richiamate dall’Allegato 1 del D.lgs. n. 24/2023, relative ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- gli atti e/o le omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
- gli atti e/o le omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
- gli atti e/o i comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea.
Possono essere oggetto di segnalazione, altresì, i fondati sospetti nutriti dal whistleblower, sulla base di elementi concreti, che riguardino violazioni commesse o che, benché non ancora consumate, potrebbero essere commesse nel contesto lavorativo dell’Università di Bari, nonché le condotte commissive e/o omissive volte ad occultare tali violazioni.
Non sono assoggettate alla disciplina di cui al D.lgs. n. 24/2023 e, quindi, non possono essere oggetto di segnalazione:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del whistleblower, attinenti esclusivamente al suo rapporto individuale di lavoro oppure alle sue relazioni con figure gerarchicamente sovraordinate;
- le violazioni già disciplinate, in via obbligatoria, da atti dell’Unione europea o nazionali ricompresi tra quelli indicati dall’Allegato 1, Parte II, del D.lgs. n. 24/2023;
- le questioni di sicurezza nazionale nonché gli appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
- le notizie palesemente prive di fondamento e le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico o che sono frutto di indiscrezioni e vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”);
- le mere irregolarità dell’azione amministrativa.
La segnalazione deve riguardare le possibili violazioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza:
- antecedentemente all’instaurarsi del rapporto di lavoro, nel corso del processo di selezione del personale o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- in costanza del rapporto lavorativo. In tal caso, la segnalazione può essere effettuata anche successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro.
Documentazione di riferimento:
4. I canali di segnalazione
I canali di segnalazione individuati dal D.lgs. n. 24/2023 sono i seguenti: canale interno al soggetto pubblico; canale esterno, attivato e gestito in via esclusiva dall’ANAC, al cui sito istituzionale si rimanda; divulgazione pubblica; denuncia all’Autorità giudiziaria.
L’utilizzo del canale interno è prioritario rispetto agli altri in quanto più prossimo all’origine delle violazioni.
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna se al momento della sua presentazione ricorre una delle seguenti condizioni:
- assenza, inattività o non conformità del canale interno di segnalazione alle previsioni normative;
- il whistleblower ha già effettuato una segnalazione interna senza che la stessa abbia ricevuto seguito nei termini di legge;
- il whistleblower ha fondati motivi per ritenere che se effettuasse una segnalazione interna la stessa non riceverebbe un seguito efficace o determinerebbe un rischio di ritorsioni;
- il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto della segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
É, altresì, possibile effettuare la segnalazione esterna nel caso in cui la persona coinvolta nella segnalazione sia il RPCT dell’Università di Bari.
Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se al momento della divulgazione ricorre una delle seguenti condizioni:
- il whistleblower ha previamente effettuato una segnalazione interna ed una esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti dalla legge;
- il whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- il whistleblower ha fondato motivo di ritenere, sulla base di elementi concreti, che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere un seguito efficace in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto.
Il whistleblower può segnalare le violazioni di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo dell’Università di Bari anche mediante denuncia alla competente Autorità giudiziaria (magistratura civile, penale, amministrativa o contabile).
Qualora il whistleblower rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni previsti dal D.lgs. n. 24/223 ciò non lo esonera dall’obbligo di denunciare alla competente Autorità giudiziaria i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale, in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p.
5. Il canale interno di segnalazione
Le segnalazioni interne possono essere effettuate con le seguenti modalità:
- in forma scritta, tramite l’applicativo informatico oppure a mezzo del servizio postale;
- in forma orale, mediante un incontro diretto con il RPCT, previa richiesta del segnalante.
Le interlocuzioni tra RPCT e whistleblower hanno luogo con le seguenti modalità:
- nel caso di segnalazione tramite applicativo informatico, mediante la funzione di messaggistica nello stesso integrata;
- nel caso di segnalazione a mezzo posta, tramite il servizio postale;
- nel caso di segnalazione in forma orale, tramite l’applicativo informatico, il servizio postale o ulteriori incontri diretti con il RPCT.
È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata per consentire ai soggetti preposti alla sua gestione di effettuare gli opportuni accertamenti. In particolare, devono risultare chiare:
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificata la violazione;
- la descrizione del fatto;
- le generalità della persona coinvolta o gli elementi utili ad identificarla;
- se note, le generalità dei soggetti eventualmente in grado di riferire sui fatti segnalati;
- tutte le informazioni utili per accertare le possibili violazioni;
- le evidenze documentali in grado di fornire elementi di fondatezza ai fatti segnalati.
Il segnalante dichiara se intende comunicare i propri dati personali e, in caso affermativo, compila tutti i campi dell’apposito modulo, informatico o cartaceo, contrassegnati come obbligatori e relativi a nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, numero di telefono, e-mail, posizione lavorativa, ecc.
Il segnalante che dichiara di non voler comunicare i propri dati personali non può beneficiare delle misure di protezione di cui al Capo III del D.lgs. n. 24/2023 e la segnalazione viene gestita dall’Università di Bari al pari delle segnalazioni ordinarie.
5.1. La segnalazione in forma scritta
5.1.1 Mediante l’applicativo informatico
L’Università di Bari si è dotata di un applicativo informatico liberamente accessibile dal sito istituzionale dell’Amministrazione.
Il link di accesso all’applicativo informatico consente anche di scaricare l’applicazione Tor Browser, creata appositamente per le comunicazioni in forma privata, che permette agli utenti di navigare nel web in modo anonimo.
L’utilizzo dell’applicativo informatico costituisce lo strumento prioritario per la trasmissione delle segnalazioni interne.
Al momento dell’invio della segnalazione, l’applicativo genera automaticamente un codice univoco progressivo di 16 cifre (c.d. key code), che la identifica e che consente al whistleblower di accedervi. È onere del segnalante custodire accuratamente il key code, atteso che non può essere replicato e che in caso di suo smarrimento non sarà più possibile accedere alla segnalazione.
Il whistleblower può accedere alla propria segnalazione in qualunque momento per comunicare con il RPCT, per trasmettere ulteriori informazioni/documenti e per monitorarne l’esito.
- Link di accesso all’applicativo informatico: owb.ict.uniba.it
5.1.2 Tramite il servizio postale
In via residuale, nel caso in cui l’applicativo presenti anomalie temporanee oppure il segnalante non abbia familiarità con le procedure informatiche o, ancora, non disponga di strumenti informatici, le segnalazioni possono essere trasmesse all’Università di Bari a mezzo del servizio postale, utilizzando l’apposito “modulo per la segnalazione di violazioni”.
Il plico da trasmettere deve essere composto da due distinte buste da lettera, sigillate:
- la prima contenente il “modulo per la segnalazione di violazioni” e gli eventuali documenti comprovanti i fatti denunciati;
- la seconda contenente il “modulo per la segnalazione di violazioni - identità”, dedicato alla raccolta dei dati personali, ed una fotocopia del documento di identità del segnalante.
Il suddetto plico dev’essere a sua volta sigillato ed indirizzato a: Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell’Università degli Studi di Bari Aldo Moro, Palazzo Ateneo, Piazza Umberto I, 70121 Bari, avendo cura di specificare la dicitura “Riservato-Whistleblowing” sulla parte esterna.
Le segnalazioni trasmesse a mezzo del servizio postale senza la specificazione dei dati personali del segnalante e/o prive della dicitura “Riservato-Whistleblowing” sono considerate alla stregua di quelle ordinarie e, come tali, sono gestite dall’Università.
Documentazione di riferimento:
- modulo per la segnalazione di violazioni;
- modulo per la segnalazione di violazioni - Sezione Identità
5.2 La segnalazione in forma orale
5.2.1 Richiesta di incontro diretto con il RPCT
In caso di segnalazione in forma orale, la tutela dell’identità del segnalante potrebbe risultare più debole a causa della sua stessa natura, che impone la presenza fisica del whistleblower presso gli uffici dell’Università di Bari.
L’incontro diretto con il RPCT può essere richiesto tramite l’applicativo informatico, che costituisce lo strumento prioritario per trasmettere la richiesta.
Al momento dell’invio della richiesta, l’applicativo genera automaticamente il key code, che la identifica. È onere del segnalante custodire accuratamente il key code, atteso che non può essere replicato e che in caso di suo smarrimento non sarà più possibile visualizzare la richiesta per conoscere la data dell’incontro.
In via residuale, nel caso in cui l’applicativo presenti anomalie temporanee oppure il segnalante non abbia familiarità con le procedure informatiche o, ancora, o, ancora, non disponga di strumenti informatici, la richiesta di incontro diretto con il RPCT può essere trasmessa a mezzo del servizio postale.
In quest’ultimo caso, il segnalante formula la richiesta avvalendosi dell’apposito modulo; la inserisce in una busta da lettera; annota sulla parte esterna della busta la dicitura “Riservato-Whistleblowing” affinché la stessa venga gestita nel rispetto delle disposizioni normative di cui al D.lgs. n. 24/2023; indirizza la busta al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell’Università degli Studi di Bari Aldo Moro, Palazzo Ateneo, Piazza Umberto I, 70121.
Il RPCT avvisa il segnalante di aver ricevuto la richiesta di incontro, nel termine di sette giorni: dalla sua ricezione, ove trasmessa tramite l’applicativo informatico; dalla sua consegna, ove trasmessa a mezzo del servizio postale.
Contestualmente, il RPCT comunica la data dell’incontro, da fissarsi entro un termine ragionevole.
Se il richiedente non fornisce i propri dati identificativi, il RPCT non dà seguito alla richiesta, in quanto anonima, e la archivia, salvo quanto previsto dall’art. 23 del Regolamento di Ateneo.
Documentazione di riferimento:
6. Soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni
Il RPCT è il soggetto cui è affidato il compito di gestire, in autonomia, con imparzialità ed indipendenza, il canale interno per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing.
Il RPCT, nel rispetto dell’obbligo di riservatezza, ha facoltà di decidere se sovrintendere personalmente alla fase istruttoria del procedimento di gestione della segnalazione di whistleblowing oppure se, di volta in volta, affidarla ad una o più unità di personale, denominate “istruttori”, individuate con apposito atto organizzativo.
Il RPCT sottopone al vaglio dell’istruttore i documenti strettamente necessari per l’espletamento della fase istruttoria, avendo cura di oscurarne le parti contenenti dati personali e/o riferimenti diretti o indiretti al segnalante, alla persona coinvolta, al facilitatore o alle persone comunque menzionate nella segnalazione.
Gli istruttori sono dipendenti dell’Università di Bari, specificatamente formati per la gestione del canale interno di segnalazione e non appartenenti all’Ufficio Procedimenti Disciplinari, che su incarico del RPCT: ritirano i plichi trasmessi a mezzo posta e ne curano la registrazione presso l’Ufficio Protocollo; accedono alle segnalazioni loro assegnate, anche separatamente dal RPCT, unicamente per svolgere le attività da questi delegategli; non possono riassegnare ad altro istruttore le segnalazioni loro affidate dal RPCT; non possono accedere né ottenere l’accesso ai dati identificativi del whistleblower; sono tenuti al rispetto dell’obbligo di riservatezza.
7. La segnalazione inviata ad un soggetto diverso dal RPCT
Qualora la segnalazione interna venga presentata ad un soggetto diverso dal RPCT, questi provvede ad inoltrarla allo stesso, entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale avviso della trasmissione al segnalante. Il soggetto di cui innanzi è tenuto al rispetto dell’obbligo di riservatezza.
8. Le segnalazioni anonime e la loro trattazione
Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del whistleblower sono considerate anonime. Esse, tuttavia, ove circostanziate, sono equiparate alle segnalazioni ordinarie e come tali sono trattate e gestite secondo le procedure previste dall’ordinamento interno di Ateneo.
Alle segnalazioni anonime non si applicano le disposizioni normative previste dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023.
L’Università di Bari registra le segnalazioni anonime ricevute attraverso il canale interno dedicato al whistleblowing e le conserva, unitamente alla relativa documentazione, rendendo possibile rintracciarle nel caso in cui l’ANAC ne faccia richiesta per tutelare il segnalante che abbia comunicato di aver subito misure ritorsive.
9. I soggetti tutelati dal D.lgs. n. 24/2023 e le misure di protezione
In favore dei soggetti legittimati ad effettuare la segnalazione si applicano le seguenti misure di protezione, previste dal Capo III del D.lgs. n. 24/2023: divieto di ritorsione; limitazioni della responsabilità; nullità delle rinunce e delle transazioni aventi ad oggetto i diritti e le tutele previste dalla legge in favore del whistleblower; misure di sostegno, consistenti in informazioni, assistenza e consulenze sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni fornite, a titolo gratuito, da Enti del terzo settore individuati dall’ANAC in appositi elenchi pubblicati sul sito istituzionale dell’Autorità; maggiori poteri sanzionatori in capo all’ANAC.
Beneficiano, altresì, di alcune delle predette misure di protezione i facilitatori; le persone impiegate nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, ad egli legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; i colleghi di lavoro del segnalante, impiegati nel medesimo contesto lavorativo, aventi con questi un rapporto abituale e corrente; gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lavora; gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.
10. Trattamento dei dati personali
I dati personali raccolti per gestire le segnalazioni di whistleblowing sono trattati dall’Università di Bari nel pieno rispetto della normativa vigente in materia e quelli eccedenti, se raccolti, anche accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
I soggetti preposti a ricevere e/o a dare seguito alle segnalazioni sono stati espressamente autorizzati dall’Università di Bari a trattare i dati acquisiti tramite il canale di segnalazione interna di whistleblowing, ai sensi degli articoli 29 e 32 comma 4 del GDPR 2016/679 e dell’articolo 2 quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003.
L’informativa al segnalante sul trattamento dei dati personali è allegata al “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing”; è pubblicata sul sito istituzionale dell’Amministrazione, nell’apposita pagina dedicata al whistleblowing ed è disponibile nell’applicativo informatico.
Nella fase di ricezione e di registrazione della segnalazione e sino al termine della fase conclusiva del procedimento di gestione della segnalazione stessa non sono fornite informative sul trattamento dei dati personali ai soggetti interessati diversi dal segnalante (ad esempio: persone coinvolte, facilitatori, ecc.), i quali non possono esercitare i diritti che normalmente il GDPR 2016/679 riconosce agli interessati, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata.
Laddove all’esito della fase conclusiva della segnalazione venga avviato un procedimento nei confronti di uno specifico soggetto segnalato, a quest’ultimo è resa l’informativa ad hoc sul trattamento dei dati personali allegata al “Regolamento per la gestione delle segnalazioni interne di whistleblowing” e pubblicata sul sito istituzionale dell’Amministrazione.
Documentazione di riferimento: